T.C. MİLLİ EĞİTİM

Soru: Parafladığım evrakta bir hata fark ettim. Bu evrakı geri çekip içeriğini

değiştirebilir miyim?

Cevap: Eğer sizden sonraki kullanıcı evrakı okumamışsa evrakı geri çekebilirsiniz. Geri

çektiğiniz evrak üzerinden de içerik göster ikonuna basarak değişiklik yapabilirsiniz. Evrakı

tekrar işleme koymadan önce yaptığınız değişikleri Kaydet tuşuna basarak kayıt etmelisiniz.

Eğer sizden sonraki kullanıcı evrakı okumuş ise, değişiklik yapabilmeniz için önce o evrakın

iade edilmesi gerekmektedir

 

Soru: Evrak oluştururken ve evrak kapatırken kaldırılacak klasör alanı arama yapmama

rağmen boş gelmektedir. Sebebi nedir acaba? 

Cevap: Klasöre erişim yetkiniz yoktur. Birim proje sorumlunuzla iletişime geçip, klasör erişim

yetkisi almanız gerekmektedir

 

Soru: Elektronik imza şifremi bloke ettim. Şifre blokesini nasıl kaldırabilirim?

Cevap: Elektronik imza aparatı takılı şekilde;  http://www.kamusm.gov.tr  adresine girilerek

Online sekmesinin altında, Nitelikli Elektronik Sertifika İşlemleri ikonuna basılır. Açılacak 

ekranda şifreli giriş seçilir. Şifre değiştirme ekranına  girildikten sonra  Kilit Çözme butonuna

tıklanarak yeni şifre belirlenir.

 

Soru: Evraklar amir tarafından teker teker havale edilmektedir, bu işlem oldukça uzun

zaman almaktadır. Evrakların toplu havalesi yapılabilir mi?

Cevap: Sistemde toplu olarak "teslim al ve havale et" opsiyonu bulunmaktadır. Kullanıcı,

"Gelen Evraklar" menüsü altından veya "Teslim Alınmayı Bekleyenler" menüsü altından

havale yapacağı evrakları seçtikten sonra, üst kısımda yer alan "Filtreler ve İşlemler"

başlığına tıklayarak o pencereyi açabilir ve o pencere içinde yer alan "Toplu Havale" veya

"Toplu Teslim Al ve Havale Et" tuşlarına (mektup üzerinde mavi veya yeşil ok ikonları)

basarak işlemini tek seferde gerçekleştirebilir.

 

Soru: Kurum dışı dağıtımlı yazılarda hitap da "ilgili dağıtım yerlerine" ibaresi çıkıyor,

sistemde her bir dağıtım yeri için hitap oluşturması gerekiyor, aksi halde her bir

dağıtım yeri için evrakın çıktısını nasıl alabilirim? 

Cevap: Kurum Dışı dağıtımlı yazılarda evrak son imzayı alana kadar hitap da "İlgili Dağıtım

Yerlerine" şeklinde görüntülenir. Evrak son imzayı alıp, "Postalanacak Evraklar"a

düştüğünde, postacı evrakı postala butonuna bastığında, her bir dağıtım yeri için ayrı ayrı

.pdf yazdır butonu görülür. Dağıtım yerlerinin hitapları olduğu dokümanlar oluşturulur. Bu

butonlar ile her bir dağıtım yeri için ayrı ayrı çıktı alınabilir. 

 

Soru: Kurum dışı evrak son imzayı aldıktan sonra postalanacak evraklar menüsünde

bulunamıyor. Postalanacak evraklara düşmemiş.  

Cevap: Eğer evrak postalanacak evraklara düşmüyor ise biriminizin posta birimi kendi

biriminiz değildir, kontrol ediniz. Biriminizin "Posta Birimi", genel evrak servisi ise o birimin

postacısı görüntüleyebilir ve bu işlemi yapabilir. Birim yönetimi ekranından posta biriminizi

lütfen kontrol ediniz. 

 

Soru: Evrak Oluştur menüsünden evrakı oluşturup, tüm bilgilerini giriyorum, ardından

"Kaydet" butonu ile evrakı kaydediyorum, fakat "Parafla" butonu çıkmıyor. "Kaydet ve

Onayı Sun" butonu çıkıyor. Evrakı paraflayamıyorum.  

Cevap: Onay akışını kontrol ediniz, onay akışında evrakı oluşturan olarak kendinizi ilk parafçı

seçebilirsiniz, ancak bu takdirde parafla butonu çıkar ve evrakı paraflayabilirsiniz. Ayrıca

evrakı takip edebilmeniz, geçmişi hakkında bilgi edinebilmeniz açısından parafçı olarak

kendinizi seçmeniz gerekmektedir aksi takdirde evrakı takip edemezsiniz. 

 

Soru: Onay akışından seçmiş olduğum imzacı / (amir) ismi evrakta büyük harflerle

(ŞÜKRÜ) görüntüleniyor. İmzacının (birim amirinin) ismi sadece baş harfi büyük olacak

şekilde gelmeli. Düzeltmeyi hangi menüden yapabilirim? 

Cevap: Kullanıcı isimleri, kullanıcı yönetimi ekranındaki "Ekran Adı" alanından çekilmektedir.

Birim Belgenet Sorumlusu rolüne sahip kişi bu ekrandan gerekli güncellemeyi yaptığı

takdirde, imzacı ismi "Şükrü" olarak evrak da görüntülenebilecektir.

 

Soru: Genel Müdürün, Bakan Adına imzalayacağı evraklara "Bakan A." ibaresini nasıl

ekleyebilirim?  

Cevap: Onay akışından genel müdür imzacı seçildikten sonra Editöre dönülerek, Genel

Müdürün adı-soyadı ve ünvanı yazan alan tıklanarak "Bakan A." ibaresi eklenir. 

 

Soru: Evrak Oluştur ile 3 sayfalık bir evrak oluşturdum fakat, alt antet ve sayı-konu

alanları yalnızca 1. sayfada var. 2. ve 3. sayfalara da bu alanları nasıl ekleyebiliriz? 

Cevap: Evrakların sayı/konu ve alt antet bilgilerinin tüm sayfalarda olmasına ilişkin Sistem

Yöneticisi tarafından "Sistem Sabitleri" menüsünden "PDF Evrak Konu-Sayı Her Sayfada

Olsun mu?" alanı "true" yapılarak parametre değiştirilir. Bu değişiklik, veritabanı restart

edildikten sonra aktif olacaktır. 

 

Soru: Kaldırılacak klasörler menüsünden 175.01.01 kodlu alt klasörü seçebiliyorum ve

175.01.01 klasörüne evrak kaldırabiliyorum, fakat 175.01 kodlu üst klasörü

seçemiyorum ve 175.01 klasörüne evrak kaldıramıyorum.  

Cevap: 175.01 klasörü altına 175.01.01 klasörü tanımlandığında 175.01 klasörü bir seri

numarasına dönüşmekte ve seçilememektedir. Kural gereği bir kök dizini altında bulunan

klasörlerden sadece en alt kırılımda olanlar seçilebilmektedir ve bu klasörlere evrak

kaldırılabilmektedir. Bu durumda, 175.01 klasörünü kullanmak istiyorsanız, altında bulunan

klasörü silmeniz gerekmektedir. 

 

Soru: Evrakı tüm bilgileri ile şablon olarak kaydettim. Bu şablonu, Evrak İşlemleri->Evrak

oluştur-->Şablonİşlemleri menüsünde görüyor ve evraka uygulayabiliyorum fakat silemiyorum.

Şablonu nasıl güncelleyebilir ya da silebilirim? 

Cevap: Evrak şablonunu güncellemek için, Evrak Oluştur' a girdikten sonra Kaydet tuşuna

basılır ve Şablon İşlemleri Sekmesine geçilir. Ancak bu takdirde "Düzenle" butonu aktif olur.

Şablon güncelleme Kaydet butonu ile çalışıyor. Düzenle butonuna bastığınızda ise, alt

kısımda "Evrakı Yeni Şablon Olarak Kaydet, Seçili Şablonu Kaydet, Seçili Şablonu Evrak

Bilgileri ile Birlikte Kaydet ve Sil" butonları aktif olur. Evrak Şablonlarınızı bu butonlar ile

yönetebilirsiniz. 

 

Soru: Antet bilgisinde sağ alt tarafta telefon numaram ve dahili numaramın da 

çıkmasını nasıl sağlayabiliriz? 

Cevap: Sağ üst kısımda adınızın yazılı olduğu hesap alanından "Profil" alanına basınız. Bu

ekranda alt tarafta bulunan "İletişim Bilgileri" alanından + butonuna basınız ve "İletişim Bilgisi

Ekle" ekranından "İş Telefon No" alanını eksiksiz bir şekilde doldurmanız durumunda antetin

sağ alt tarafında telefon ve dahili numaranız görünecektir.

 

Soru: Birimimiz daire başkanı dışında başka bir daire başkanına imza nasıl açılabilir?

Cevap: Bu durumda EBYS yardım masası ile görüşerek "Yönetim Havuzu Yönetimi" 

alanından gerekli işlemleri yaptırabilirsiniz.

 

Soru: Birimimize KEP ile yazı geldi bu yazıyı nasıl gerekli yerlere havale edebilirim? 

Cevap: Biriminize gelen KEP evrakını > KEP Gelen Kutusu alanından "Kaydet" butonuna

basarak önce Kaydedilen Gelen Evraklar alanına kaydedersiniz. Daha sonra havale et

butonu ile ilgili yerlere gönderebilirsiniz.

 

Soru: Özel bir firmanın KEP adresini nereden doğrulayabilirim?

Cevap: PTT KEP web ara yüzünde bulunan "KEP Rehberi" alanından doğrulama ve 

sorgulama yapabilirsiniz.

 

Soru: Belgenet üzerinden E-Tebligat yapabilir miyiz?

Cevap: Hayır. Belgenet üzerinden sadece Kalkınma Bakanlığının belirlemiş olduğu EYP

(Elektronik Yazışma Paketi) resmi yazılarınızı gönderip alabilirsiniz. 

 

Soru: Kaysis tarafında "İdari Birim Kimlik Kodu" olmayan bir kurumu BELGENET? e

nasıl dahil edebilirim? 

Cevap: Bu durumda Örn: "ADANA 5. AİLE MAHKEMESİ" kaysis tarafında yok ve sisteme

dahil edilmek isteniyor ise [şu an için önerdiğimiz yöntem] "ADANA 4. AİLE MAHKEMESİ?

nin" İdari Birim Kimlik Kodu bazı alınır (12345) ise "ADANA 5. AİLE MAHKEMESİ? ne" de

(12346) kodu verilir. Yani rakam bir arttırılır ve sisteme kayıt edilir.

 

Soru: Birden fazla KEP hesabı ile çalışılıyor ise BELGENET te nasıl oturum açabilirim?

Cevap: Biriminize tanımlı birden fazla KEP hesabı var ise, sağ üst tarafta yer alan hesap 

alanından bir veya birden fazla KEP hesabı için oturum açabilirsiniz. Açmış olduğunuz

oturum

BELGENET oturumu boyunca saklanır.

 

Soru: PTT KEP Yetkilisi ile BELGENET arasındaki ilişki nedir?

Cevap: PTT? nin web ara yüzünden PTT KEP hesabı için ana işlem yetkilisi

https://hs01.kep.tr/squirrelmail/login/index.php adrese giriş yapar. Buradan BELGENET 

tarafında KEP Gelen ve Giden evrak işlemlerinden sorumlu personeli KEP İşlem yetkisi

olarak (KEP Hesap Yetkilileri Tanımlama) ekranından ekler.

 

Soru: Birim evraklarına evrak geldiğinde neden e-posta almıyoruz?

Cevap: Belgenet sadece size gelen evraklar için e-posta göndermektedir (paraf, imza, 

kontrol, koordine) ve gelen evrakınız için. Birim Evrakları birim adına geldiği için ayrıca bir eposta

gönderilmemektedir.

 

Soru: Özel bir firmanın KEP adresini nereden giriş yapabilirim?

Cevap: Tüzel Kişi İçin > Teşkilat Kişi Tanımları > Tüzel Kişi Yönetimi alanına giriş yapılır. Ara 

butonuna basılır ve firma için bilgi girişi yapılacak ise "Düzenle" butonuna basılır ve sağ

tarafta açılan ekranda "KEP Adresi Bilgileri" alanından + butonuna basılır. Buradan KEP

adresi uygun formatta örn: turksat@hs01.kep.tr şeklinde giriş yapılır ve "Kaydet" butonuna

basılarak işlem tamamlanır. Bu işlem Tüzel Kişiler için de aynı işlem adımları ile yapılabilir.

 

Soru: Resmi bir yazıyı hangi fontlarda ve en az kaç puntoya kadar küçültebilirim? 

Yazının sayfaya sığmasına gerek var mıdır? 

Cevap: Resmi yazışma kurallarında da belirtildiği gibi yazınızı en az 8 puntoya kadar

küçültebilir, en çok 12 punto olarak (Arial ve Times News Roman) yazı tipleri ile

yazabilirsiniz. Yazınız uzun bir yazı ise 1 sayfaya sığmayacak durumda ise BELGENET

otomatik olarak 2. Sayfadan devam edecek şekilde yazınızı kaydırmaktadır. Yine bu işlem

Resmi yazışma kuralları gereğince yazının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2.5 cm boşluk

bırakılarak düzenlenmektedir.

 

Soru: Evraklarda kayıt numaralarının başında E ibaresi görünüyor, eskiden

görünmüyordu bu ne anlama gelmektedir? 

Cevap: Resmi yazışma kuralları gereğince elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt

numarası başına "E" ibaresi konularak yazılmalı. (Bu işlemi BELGENET otomatik olarak

yapmaktadır.)

 

Soru:Evrak doğrulama kodu hangi aşamada görünmektedir. 

Cevap:Evrak doğrulama kodu, son aşamada yani birim evrakçısı tarafından "postalanacak

evraklar" menüsünde evrak postalama aşamasında çıktı alınırken basılmaktadır.

 

Soru:Belgenet sistemine e-imza şifrem ile giriş yapamıyorum.

Cevap: Belgenet sistemine e-imza şifreniz ile giriş yapabilmek için login ekranında bulunan 

"sertifikalı giriş için tıklayınız"ı seçip, e-imza şifrenizi kodlayıp giriş yapabilirsiniz. İlk olarak

açılan Login ekranı, sadece Ldap şifreniz ile girişe müsaade etmektedir.

 

Soru:Belgenet?te evrak listesinde bulunan bir evrakı seçtiğimde pdf önizlemesini

getirmek yerine indirme işlemi başlatıyor.

Cevap:Bu sorun Firefox ayarlarınızdan kaynaklanmaktadır.Çözümü için Firefox / Araçlar /

Seçenekler / Uygulamalar menüsünü açıp "Taşınabilir Belge Biçimi"ni  seçip eylem olarak

"Firefox ile önizleme yap"ı seçmeniz gerekmektedir.

 

Soru:Belgenete giriş yaptıktan kısa bir süre sonra bağlantımın kopma sebebi nedir?

Cevap:Kullanıcılar bazı durumlarda farkında olmadan varolan Belgenet oturumu dışında yeni

bir sekmede oturum açtıkları için bağlantı kopmaları yaşamaktadırlar. 

 

Soru:Belgenet üzerinden gelen evraklar için atılan mail bildirimlerini neden

almıyorum? 

Cevap:Bunun 2 sebebi olabilir.İlk olarak "Kullanıcı Varsayılan Yönetimi" bölümünde mail

almak istiyorum seçeneğinin seçilmiş olması gerekmektedir.Buna rağmen mail almıyorsanız

Sistemde kayıtlı olan mail adresiniz yanlış olabilir.Bunun için Birim proje sorumluları ile

irtibata geçip kontrolünü sağlayabilirsiniz.

 

Soru: Daha önceden işlem yapmış olduğum ve kayıt sayısını bildiğim gelen evrakı,

evrak arama menüsünde bulamama sebebim nedir?

Cevap:Evrak arama menüsünde, gelen bir evrakı ararken dikkat edilmesi gereken 3 husus

vardır.İlk olarak Gelen Evrak bölümünün seçilmiş olması gerekmektedir.İkinci olarak, seçilen

tarih aralığı doğru olmalıdır.Son olarak ise arama kriteri olarak "Evrak kayıt sayısı"

seçilmelidir.

(Not: Kullanıcıların genellikle gözden kaçırdıkları diğer bir konu ise  "Olur" yazılarını ararken 

"Onay" bölümünü seçmektir.)

 

Soru:Gelen bir evrakı, yanlış klasöre kaldırdığımı farkettim, bu durumda ne yapmam

gerekir?

Cevap: Herhangi bir evrakı, yanlış klasöre kaldırıldığınızı farkettiğiniz durumda birim proje

sorumlusu ile irtibata geçerek evrakın asıl taşınması gereken klasöre taşınmasını

sağlayabilirsiniz.

 

Soru: Hazırlamış olduğum evrakın hitap bölümünü nasıl değiştirebilirim?

Cevap:Hitap bölümünü, gereği ya da bilgi alanında bulunan dağıtım hitap düzenleme butonu 

ile güncelleyebilir veya hitaba adres, alt birim ekleyebilirsiniz. Bunun dışında evrak üzerindeki

ilgi ek ya da unvan satırlarından birini güncellemek istediğinizde editörde ilgili bölümlerin

üzerine tıklayarak gerekli güncellemeleri yapabilirsiniz.

 

Soru: Farklı birimden gelen evrakın hareket geçmişini görebilir miyiz?

Cevap: Evrakın oluşturulmuş olduğu birimdeki evrak ile ilgili hareket geçmişi evrakın 

gönderildiği birimde görünmemektedir.

 

Soru: Farklı birimde oluşturulmuş bir evrakı evrak aramada arattığımızda bulabilir

miyiz? 

Cevap: Farklı birimde oluşturulmuş olan evrak birimde bulunan klasörlere erişimi olan

kullanıcılar tarafından bulunabilmektedir.

 

Soru: Oluşturduğumuz evrakın onay akışındaki bir kullanıcı izne ayrıldığında işlemi

nasıl devam ettirmeliyiz?

Cevap: Evrakın bulunduğu kullanıcı onay akışını düzenleyerek süreci tekrarlatabilir.

 

Soru: Vekalet süresi içerisinde yapmış olduğum işlemleri vekalet sonrasında nerden

ve nasıl görebilirim? 

Cevap: Raporların altında bulunan vekalet raporundan işlemler takip edilebilir.

 

Soru: Dış giden yazılar çıktısı alınarak gönderilmekte olup, bu yazılarda yazı metni bir

sayfada, imzalayan kısmı bir sayfada kalmaktadır. Yalnızca imzanın olduğu 2. 

sayfaların çıktıları kağıt israfına neden olmaktadır. Bununla ilgili olarak ne yapılabilir?

Cevap: Yazışma kurallarının dışına çıkamadığımız için çok fazla müdahale şansınız yok. 

Satır aralığı ve kenar boşluk ayarları ile oynayarak imza ilk sayfaya çekilebilir

 

Soru: Klasöre kaldırılmış olan bir evrakı çıkarttığımda o evraka nereden ulaşa bilirim? 

Cevap: Kullanıcının klasör evrak işlemleri yetkisi varsa eğer evrakı klasörden çıkar işlemi ile

evrakı çıkaran kullanıcının gelen kutusuna düşmektedir. Gelen kutusundan kontrolü

sağlanmalıdır.

 

Soru:Birim içerisinde genel evrakçıyım. Belgenette giriş yaptığımda üstte çıkan

''Evrak Oluştur,Kullanıcı İşlemleri...v.s.'' gibi bölümlerin  ekranımda çıkmadığını

görüyorum. Ekranımdan  söz konusu Butonların çıkması için hangi işlemi yapmalıyım                

Cevap: Ekranınızdaki söz konusu alanların çıkması için "Birim Proje Sorumlunuz" size rol

vermesi gerekmektedir.

 

Soru: Evrak listemde Günlü evrakları nasıl fark ederim?                                                  

Cevap: Günlü evraklar pembe renk ile evraklar içerisinde listelenir.

 

Soru:Gizli evrakları neden görüntüleyemiyorum?

Cevap:Kullanıcı gizli bir evrakı görüntülemiyorsa "Gizlik Kleransı" görme yetkilerine sahip 

değildir. Bu durumda kullanıcı birim amirinin onayıyla birim proje sorumlusu tarafından Gizlilik

Kleransı yetkisi kullanıcıya verilir.

 

Soru: Belgenet'te kullanıcı metin içeriğinden arama yapılabiliyor mu?

Cevap: Belgenet üzerinde oluşturulan belgeler için içerikten arama yapmak mümkündür.

Bunun için kullanıcılar  Evrak Oluşturma>Evrak Arama>Deteylı Evrak Arama> İçerik Arama

kısmına belgenin içerisinde geçtiğini düşündükleri kelime veya sayıları yazarak arama

yapabilmektedirler.

 

Soru: Parafladığım veya imzaladığım evrakı taslak olarak nasıl kopyalayabilirim? 

Cevap: "İşlem Yaptıklarım" menüsünün içerisinde parafladıklarım ekranında, ilgili evrağın 

detayını açarak, üst menülerinin içinde "Evrak Kopyala" butonuna basarak Taslak Evraklara

kaydedebilirsiniz. 

 

Soru: Gelen evraklarda evrakın işlemini bitirdiğim halde evrakı kapatarak klasöre

kaldıramıyorum. Bu evrak daha önce işlem görmüştür uyarısı vermektedir. Ne

yapmalıyım? 

Cevap: Bu konuyu Birim Sorumlunuza bildirmenizi, oradan bir sonuç alamazsanız yardım

masasına bildirmenizi öneririz.

 

Soru: Gelen evrakları havale yaparken kişi kısmına hazır kişilerin isimleri geliyor.

Bunları nasıl kaldırabilirim?

Cevap: "Kişisel işlemlerim? menüsünün altında ?Kullanıcı Varsayılan Yönetimi? kısmında

bulunan "Varsayılan Havale Planı?na bakmalısınız. Daha önceden buraya varsayılan kullanıcı

/ kullanıcılar kaydedilmiştir. Burada bulunan kullanıcıların sağında bulunan kaldır butonuna

basarak bu kişileri kaldırabilirsiniz. 

 

Soru: Çok sık kullanmakta olduğum evrak içerik şablonuna nereden ulaşabilirim? 

Cevap:  Çok sık kullanmakta olduğunuz evrakları ?Birim İçerik Şablonları?nda bulabilirsiniz.

Bu formlara ?Evrak Oluştur? ile evrakınızı hazırlarken editör kısmında üst menüler arasında

ikon şeklinde bulunan ?Öntanımlı İçerik Şablonu Kullan? ikonuna girerek yukarıda bulunan

şablonlar arasından istediğiniz form şablonunu seçerek ulaşabilirsiniz. Bu formu uygula

dediğinizde ise söz konusu formun hazırlamakta olduğunuz evrakınıza yansıdığını

göreceksiniz. 

 

Soru: ?Gelen Evraklar?da bir evrakı havale yapmak için tıkladığımda karşıma gelen

ekranın birim kısmına havale yapmak istediğim birimi yazdığım halde çıkmıyor. Ne

yapmalıyım?  

Cevap: İlgili bölümde ?Havale Yap? aksiyonuna bastığınızda karşınıza gelen ekranda ?Birim?

kısmının sağ tarafında ?X? Birim yazan buton çıkmaktadır ve buradaki birimin anlamı sizin

kendi birimlerinizi ifade etmektedir. Eğer sizin yetkiniz varsa bu butona bir kez tıkladığınızda

?Tümü? yazısı gelecektir ve bu durumda siz kendi biriminizin dışındaki birimlerin de isimlerini

yazarak onlara da havale işlemi yapabilirsiniz. Eğer yetkiniz yoksa ?Tümü? yazısı seçeneği

gelmeyeceği için birim proje sorumlusuna yetki için başvurabilirsiniz.

 

Soru: Aradığım evrakları bulamıyorum?

Cevap: Aradığınız evrakları ?Evrak İşlemleri? menüsünün altında bulunan ?Evrak Arama? 

kısmından ve/veya eğer yetkiniz varsa da Raporlar menüsünden doğru tarih aralığını ve

varsa diğer bilgileri de girmek suretiyle evrakınızı bulabilirsiniz. 

 

Soru: Kuruma yeni başladım e-imzamı nasıl temin edebilirim?

Cevap: E-imzayı siz kendiniz talep edemezsiniz. Çalıştığınız kurumun sizin adınıza E-imza

sağlayıcılardan talep etmesi gerekmektedir.

 

Soru: Gelen bir evraka cevap yaz dedik fakat sehven sil butonuna bastık. Şu anda

evrakı bulamıyoruz. Evrak tamamen mi silindi?

Cevap: Gelen evraka cevap yaz dediğinizde eğer sil butonuna bastıysanız evrak kullanıcının

gelen kutusuna düşer. Buradan işlem yapmaya devam edebilirsiniz. Bu işlem sadece cevap

yaz  dediğimizde evrakı silmemekte olup gelen kutusuna düşürmektedir. Başka bir menüde

sil butonuna basmamalısınız.

 

Soru: Evrakta unvanım Uzman olarak çıkmaktadır. Ben Denizcilik Uzmanı olarak

görünmesini istiyorum. Ne yapabilirim? 

Cevap: Birim Belgenet Sorumlunuz Kullanıcı yönetiminde bulunan Görevli Olduğu Birimlere

gelerek gerekli düzeltmeyi yapabilir.

 

Soru: Gizli bir yazım var. Belgenet te görünmesini istemiyorum. Fakat yazıya da 

sistemden numara almam gerekiyor. Ne yapabilirim? 

Cevap: Eğer yazı gizli ise ve sistemde görünmesini talep etmiyorsanız, o zaman Giden Evrak

Kayıt yaparak sistemden numara alabilirsiniz.

 

Soru: Evraka eklediğim ilişik evrakı ,evrakın gittiği birim görebilir mi?

Cevap: İlişik evrakı; sadece yazının çıktığı birim erişebilir. İlişik evrak yazının gittiği birimde

görüntülenemez. 

 

Soru: Kurum içi ve kurum dışına gidecek olan yazılarda "Bakan a." İfadesi otomatik

çıkmaktadır. Kurum dışına giden suretinde bakan a. yı basarken kurum içi suretinde

basmaması mümkün müdür?

Cevap: Belgenet içerisinde (eyp) tek paket oluştuğundan  dolayı kurum içi ve kurum dışına

aynı suret gitmektedir.

Bunun çözümü için

2 seçenek var: 

 

1) Kurum içine ve dışına gidecek evraklar 2 ayrı sayı ile 2 ayrı yazı ile çıkartılabilir, ya da

2) Kurum içine gidecek yazılarda da Bakan A. ibaresi ile çıkabilir.

 

Soru: Kurum dışına giden evrak son imzayı aldıktan sonra geri çekip düzeltme yapma

imkanım var mı?

Cevap: Evrak postalanmadıysa son imzacı evrakı geri çekebilir.

 

Soru: Vekaletim olduğu halde evrakta kendi unvanım görünmektedir. Neden?

Cevap: Vekalet verilirken Vekalet Ön Eki alanındaki check işareti kaldırılmış. Bu nedenle 

evrakta sizin kendi unvanınız görünmekte. Durumu düzeltmek için, vekaleti iptal edip yeniden

vekalet tanımlamanız gerekmekte. Fakat vekalet iptal edildiğinde Vekalet Biriminde üzerinde

İşlem bekleyen tüm evraklar geldiği yere iade olur.

 

Soru:Vekalet verdim. Fakat vekaleti veren kullanıcının gelen kutusunda olan bir evraka

acil cevap yazmamız gerekiyor. Ne yapmalıyım? 

Cevap: Yönetim İşlemlerinde Kullanıcı Evrak Devret butonu var. Buradan evrakı ilgili

kullanıcıdan başka bir kullanıcıya devredebilirsiniz. Bu işlemi sadece AMİR yapabilir.

 

Soru: E-imza aparatım yanımda değil. Belgenet sistemine giriş yapabilir miyim? 

Cevap: Eğer kurumunuz şifre ile girişe izin verdiyse sertifikalı giriş haricinde size tanımlanan

kullanıcı adı ve sistemin vermiş olduğu şifre (yada ldap şifresi) ile giriş yapabilirsiniz.

 

Soru: İçinde evrak bulunan klasörün altına yeni bir alt klasör tanımlamam gerekti.

Nasıl yapabilirim? 

Cevap: Alt klasör tanımlayabilmeniz için üst klasörün içindeki evrakları başka bir klasör

taşıyıp ondan sonra alt klasör tanımlaması yapabilirsiniz.

 

Soru: Kep adresi kullanan bir kurumun posta şekli otomatik olarak kep gelmektedir.

Posta şeklini değiştirme imkanım var mı?

Cevap: Evet değiştirebilirsiniz? Postalanacak evraklar menüsünden posta şeklini

değiştirebilirsiniz.

 

Soru: Kep ile gelen evrakı sisteme nasıl aktarabilirim?

Cevap: Belgenet içerisinden kep bağlantısını sağladıktan sonra Kep Gelen Kutusundan 

sorgulama yapabileceğim gibi, PTT ara yüzünden indirmiş olduğum eyp yi  Gelen Evrak

Kayıttan ,Üst Yazı Ekle diyerek te sisteme aktarabilirim.

 

Soru: Başka bir kullanıcıya vekalet verdiğim zaman, sisteme girip imza yada paraf

atabilir miyim?

Cevap:Vekaletiniz süresince işlem yapamazsınız.Ancak Sisteme girip evrak

görüntüleyebilirsiniz.